Les premiers ateliers de co-conception avec nos étudiants
Ce qui a précédé les ateliers
OnePSL30 est un projet d’envergure qui ambitionne d’embarquer des dizaines de milliers d’utilisateurs. Il s’agit en réalité de la création d’un écosystème qui devrait répondre aux besoins de tout usager de l'Université PSL, qu’il soit étudiant, enseignant-chercheur ou personnel administratif.
L'Université PSL n'étant pas une université unifiée mais composite, elle se doit de répondre aux besoins des 11 établissements composantes ayant un fonctionnement hétérogène selon les domaines. Cette première problématique a donc imposé à la Direction des Systèmes d'Information (DSI) de faire un état des lieux des enjeux métiers, afin de mieux cerner les besoins de nos parties prenantes mais aussi par extension, nos publics.
La DSI de l’Université PSL a donc commencer par recueillir les besoins et irritants de l’ensemble des DSI établissements composantes afin d’identifier plus précisément les typologies d’étudiants qui composent l’Université. Dans le même temps, ce travail collaboratif a permis de dégager des fonctionnalités hypothétiques pouvant répondre aux besoins essentiels de l'ensemble de ses usagers.
Des persona en constante évolution
L'hétérogénéité des systèmes composant l'Université PSL est à l'image de la richesse de ses publics, c'est pourquoi de nombreux persona ont été identifiés et ont permis d'aboutir à la création d'un cycle de vie de nos usagers.
Ce cycle de vie met finalement en lumière un besoin important d'architecturer des inter-connexions qui permettraient alors de créer un lien pérenne avec nos usagers.
Challenger nos croyances et convictions
Après ces ateliers de co-conception menés avec les DSI des établissements composantes, il était temps de venir confronter nos hypothèses directement avec nos potentiel·le·s futur·e·s usager·e·s.
Nous avons donc identifier les principales fonctionnalités pressenties, tout en travaillant un scénario d'usages potentiels permettant aux étudiantes et étudiants de se projeter à nouveau en situation et nous partager le plus fidèlement possible leurs besoins et ressentis.
Les fonctionnalités pressenties
- Catalogue de formation
- Prescription de formations
- Témoignages et contacts
- Services PSL
- Vue Agenda de tous les événements
- Authentification unique
- Coffre-fort intégré
- HUB d’offre de services
- Embarquement Welcome Desk
- Tableau de bord
- Module d’alertes
- Plateforme d’apprentissage en ligne (Moodle)
Le déroulement des ateliers
Les objectifs
L’idée étant de confirmer ou non les convictions définies lors des ateliers précédents, de les prioriser, d’identifier des fonctionnalités phares (keyfeatures), révéler des besoins non-identifiés et enfin de constituer une communauté de beta-testeur·se·s et ambassadeur·rice·s.
L'organisation
Les ateliers se sont organisé en 3 temps sur 2 semaines avec un panel utilisateur composé de 10 étudiantes et étudiants. Deux focus group distincts ont été créées pour collaborer sur un parcours candidat et un parcours apprenant afin de générer un maximum d'idées et de les aligner communément.
Les participants
- 5 étudiantes et étudiants par groupe, issu·e·s de différents établissements afin de représenter une diversité de cursus
- 2 animatrice et animateur
- 4 observatrices
La co-conception
Les deux premiers ateliers consistaient à faire collaborer chaque groupe sur le parcours qui leur était dédié. Pour cela, des techniques d'animation ont été mise en place afin de maximiser leur créativité et la génération d'idées.
Les étudiantes et étudiants ont revu chacun des parcours pressentis afin de prioriser les fonctionnalités qui leur semblaient adéquates et pertinentes. Ils ont ensuite collaborer pour concevoir les fonctionnalités choisies et identifier ce qui leur apparaissait essentiel lors de chaque parcours.
Enfin, le troisième atelier était dédié à l'alignement des éléments générés par chaque focus group afin qu'ils puissent échanger communément sur les deux parcours.
Les ateliers en image
Les résultats
En passant en revue l'ensemble des fonctionnalités pressenties, les étudiantes et étudiants ont finalement mis en lumière des points de friction importants rencontrés lors de leur phase de recherche de formation jusqu'à la gestion de leur apprentissage et vie de campus.
Sur chaque parcours, les participant·e·s ont identifié des éléments indispensables pour améliorer leur expérience. On trouve notamment un fort besoin de visibilité des informations à chaque phase (recherche de formation, aspect financier, démarches propres à l'université), mais aussi la volonté d'avoir une vue d'ensemble des activités et événements, tous domaines confondus. Enfin, on a pu constater qu'une problématique plus large de "gestion numérique" entravait leurs parcours étudiant avec notamment un problème organisationnel de leur apprentissage mais aussi des blocages importants sur leurs accès aux différents outils.
Les sujets au consensus large
- Coûts et aides : frais d’inscription, bourse, logement
- Avoir des indications : informations pratiques sur les services, horaires et prise de rendez-vous
- Offre de formation : descriptif, conditions d’entrée, catégories, établissements
- « Fil d’actualité » : activités et évènements, vie associative, offre culturelle, cours, dates butoirs
- Organisation des cours : stockage et échange de documents, validations, relevés de notes, ECTS
- Authentification unique : dédoublement de comptes, perte de mot de passe irrécupérable
Que fait PSL ? Et que fait chaque école ?
Les sujets révélés
- Espace professionnel : recherche et alerte sur offre de stages, jobs étudiant, alternance...
- Se repérer entre l'Université PSL et les établissements composantes : comprendre l'organisation et ses offres
- Informations pratiques sur les services : accéder de manière intuitive aux informations pratiques des différents services
- Horaires et prise de rendez-vous aux services administratifs : accéder aux horaires, à la localisation, à un responsable de service, avoir un outil de prise de rendez-vous centralisé
Le bilan de ces ateliers
Le repérage, un besoin essentiel
Il est apparu de manière unanime que les étudiantes et étudiants avaient deux besoins primordiaux afin d'améliorer leur expérience universitaire, notamment la clarté, lisibilité et visibilité des informations ainsi qu'une centralisation de l’offre des services et des aides.
Ces échanges en ateliers ont finalement révélé une problématique globale : Comment pourrions-nous accompagner les apprenantes et apprenants à se repérer dans le temps, l’espace et la structure de l’écosystème PSL ?
Aller plus loin
Ces ateliers ont confirmé l'importance de la méthode consistant à interroger nos usagers sur leurs besoins de manière ouverte et plus régulière car ces derniers ont ouvert beaucoup de discussions. Les étudiantes et étudiants n'étant pas toujours disponibles pour cette typologie d'ateliers, il serait donc intéressant d'aller approfondir et challenger nos convictions à date ainsi que les nouvelles interrogations qui se sont révélées avec éventuellement, des entretiens semi-directif afin de récupérer des données qualitatives.
Nous avons également noter un gros enjeu autour de l’embarquement des étudiantes et étudiants internationaux. Ces derniers se sont démarqué par leur pro-activité lors des ateliers et étaient arrivés avec leurs propres questionnements et besoins liés notamment à l'administration française et son fonctionnement spécifique.